Nowelizacja Kodeksu pracy nie ogranicza się jednak do obowiązku przygotowania dokumentów. Zmienia również definicję mobbingu i kładzie większy nacisk na działania zapobiegawcze, skuteczne rozpatrywanie zgłoszeń oraz rzeczywistą ochronę pracowników.

Co dokładnie zmienia się w przepisach i jak pracodawca powinien przygotować swoją organizację?

Nowelizacja Kodeksu pracy doprecyzowuje dotychczasowy obowiązek przeciwdziałania mobbingowi, wskazując, że działania pracodawcy powinny mieć charakter systematyczny.

Oznacza to, że przeciwdziałanie mobbingowi nie może ograniczać się do sporządzenia regulaminu lub podjęcia działań dopiero po otrzymaniu skargi.

Pracodawca powinien zapewnić rozwiązania umożliwiające zapobieganie mobbingowi, wykrywanie nieprawidłowości, właściwe reagowanie na zgłoszenia, podejmowanie działań naprawczych oraz udzielanie wsparcia osobom dotkniętym mobbingiem.

Dodatkowe wymagania formalne przewidziano dla pracodawców zatrudniających co najmniej 10 pracowników. Będą oni zobowiązani do ustalenia reguł, procedur oraz częstotliwości działań dotyczących przeciwdziałania mobbingowi, dyskryminacji, nierównemu traktowaniu oraz naruszaniu godności i innych dóbr osobistych pracowników.

Jeżeli zasady te nie zostały określone w układzie zbiorowym pracy lub regulaminie pracy, konieczne będzie ich uregulowanie w odpowiednim dokumencie wewnętrznym.

W przypadku nowych regulacji należy rozróżnić dwa terminy.

5 listopada 2026 r. – wejście w życie nowelizacji Kodeksu pracy. Od tego dnia pracodawcy będą zobowiązani realizować doprecyzowane obowiązki w zakresie systematycznego przeciwdziałania mobbingowi.

5 maja 2027 r. – termin dostosowania regulacji wewnętrznych przez pracodawców objętych dodatkowym obowiązkiem formalnym.

Sześciomiesięczny okres przejściowy nie oznacza zatem, że do maja 2027 r. pracodawcy mogą zaniechać działań antymobbingowych.

W praktyce warto rozpocząć przygotowania odpowiednio wcześniej, zwłaszcza że wdrożenie procedury może wymagać konsultacji z przedstawicielami pracowników, wyznaczenia osób odpowiedzialnych za obsługę zgłoszeń oraz przeszkolenia kadry kierowniczej.

Jedną z najważniejszych zmian jest uproszczenie ustawowej definicji mobbingu.

Od 5 listopada 2026 r. mobbing będzie oznaczał zachowania polegające na uporczywym nękaniu pracownika.

Uporczywość będzie rozumiana jako zachowania powtarzalne, nawracające lub stałe.

Nowa definicja odchodzi od dotychczasowego wymogu wykazywania długotrwałości nękania oraz określonych jego skutków.

Przepisy wskazują również przykładowe zachowania, które mogą stanowić mobbing, takie jak upokarzanie, zastraszanie, nieuzasadniona krytyka, ośmieszanie, utrudnianie wykonywania obowiązków zawodowych czy izolowanie pracownika od zespołu.

Pojedyncze, incydentalne zachowanie co do zasady nie będzie stanowiło mobbingu. Nie oznacza
to jednak, że pracodawca może je zignorować. Takie zachowanie może bowiem naruszać inne
prawa pracownika i wymagać odpowiedniej reakcji.

Zmiana definicji mobbingu oznacza konieczność zweryfikowania dotychczasowych procedur antymobbingowych, szczególnie w zakresie sposobu identyfikowania niepożądanych zachowań i rozpatrywania zgłoszeń.

Prawidłowo przygotowana procedura antymobbingowa powinna określać nie tylko zakazane zachowania, ale również sposób postępowania w przypadku ich wystąpienia.

W szczególności warto uregulować:

1. Cel i zakres procedury – określenie osób, których dotyczy dokument, oraz zasad jego stosowania.
2. Definicje niepożądanych zachowań – uwzględnienie aktualnej definicji mobbingu oraz zasad przeciwdziałania dyskryminacji i nierównemu traktowaniu.
3. Sposób dokonywania zgłoszeń – wskazanie osób odpowiedzialnych za ich przyjmowanie, dopuszczalnych form kontaktu oraz sposobu potwierdzania zgłoszeń.
4. Alternatywną ścieżkę zgłoszenia – umożliwienie zgłoszenia nieprawidłowości również wtedy, gdy dotyczą osoby standardowo odpowiedzialnej za rozpatrywanie skarg.
5. Zasady prowadzenia postępowania wyjaśniającego – w tym sposób zbierania dowodów, wysłuchania zainteresowanych osób i dokumentowania ustaleń.
6. Bezstronność i poufność – zapewnienie odpowiedniej ochrony informacji, ograniczenia dostępu do dokumentacji oraz wyłączenia osób pozostających w konflikcie interesów.
7. Działania następcze i naprawcze – określenie sposobu reagowania na potwierdzone nieprawidłowości, a także przypadki ujawnienia innych problemów w środowisku pracy.
8. Działania prewencyjne i okresową weryfikację – ustalenie sposobu prowadzenia szkoleń, monitorowania skuteczności procedury oraz częstotliwości jej przeglądu.

Przy opracowywaniu regulacji warto również rozważyć objęcie odpowiednimi rozwiązaniami organizacyjnymi osób współpracujących na podstawie umów cywilnoprawnych, z uwzględnieniem charakteru ich zatrudnienia.

Istotne jest, aby procedura odpowiadała rzeczywistej strukturze organizacji. Inne rozwiązania sprawdzą się w niewielkim przedsiębiorstwie, a inne w spółce zatrudniającej kilkuset pracowników.

Nie. Nowelizacja nie wprowadza powszechnego obowiązku powoływania stałej komisji antymobbingowej.

Pracodawca powinien jednak zapewnić skuteczny i bezstronny sposób wyjaśniania zgłoszeń.

W zależności od wielkości i struktury organizacji postępowania mogą być prowadzone przez powoływaną doraźnie komisję, wyznaczony zespół, upoważnione osoby albo zewnętrznych specjalistów.

Najważniejsze jest zagwarantowanie bezstronności postępowania i wyeliminowanie sytuacji, w której osoba objęta zgłoszeniem uczestniczy w jego rozpatrywaniu.

Przepisy nie ustanawiają ogólnego obowiązku zapewnienia anonimowego kanału zgłoszeń dotyczących mobbingu.

Pracodawca może jednak przewidzieć taką możliwość w wewnętrznej procedurze.

W takim przypadku warto precyzyjnie określić sposób przyjmowania anonimowych zgłoszeń oraz zasady ich weryfikacji.

Niezależnie od przyjętego rozwiązania pracownicy powinni mieć zapewnioną rzeczywistą możliwość zgłoszenia nieprawidłowości bez obawy przed działaniami odwetowymi.

Nie. Samo podpisanie i udostępnienie procedury nie oznacza jeszcze prawidłowego wykonywania obowiązków pracodawcy.

Nowe przepisy kładą nacisk na skuteczność działań podejmowanych w praktyce.

Pracownicy powinni wiedzieć, komu i w jaki sposób mogą zgłaszać nieprawidłowości, osoby odpowiedzialne za przyjmowanie zgłoszeń powinny znać swoje obowiązki, a pracodawca powinien zapewnić rzeczywistą możliwość wyjaśnienia zgłoszonej sprawy.

Znaczenie mają również działania zapobiegawcze, w szczególności szkolenia, odpowiednia komunikacja wewnętrzna oraz okresowa ocena funkcjonowania przyjętych rozwiązań.

W praktyce procedura, która istnieje wyłącznie jako dokument, ale nie jest stosowana, może okazać się niewystarczająca do wykazania skutecznego przeciwdziałania mobbingowi.

Pierwszym krokiem powinien być przegląd obowiązujących w organizacji dokumentów oraz rzeczywistych zasad postępowania w przypadku zgłoszenia mobbingu.

Warto zweryfikować, czy dotychczasowe regulacje uwzględniają nową definicję mobbingu, określają właściwe kanały zgłoszeń, zapewniają bezstronność postępowań i przewidują odpowiednie działania po zakończeniu sprawy.

Szczególnej uwagi wymagają procedury opracowane kilka lat temu. Mogą one zawierać nieaktualne definicje, odwoływać się do nieistniejących już stanowisk lub nie przewidywać odpowiednich rozwiązań w przypadku konfliktu interesów.

Niekiedy wystarczające będzie zaktualizowanie obowiązującego dokumentu. W innych przypadkach zasadne może okazać się opracowanie nowej procedury antymobbingowej, dostosowanej do aktualnej struktury organizacyjnej i nowych wymagań prawnych.

Nowelizacja Kodeksu pracy oznacza konieczność przygotowania się do nowych wymagań zarówno pod względem dokumentacyjnym, jak i organizacyjnym.

Kancelaria Styś & Klajn Adwokaci wspiera przedsiębiorców w dostosowywaniu wewnętrznych regulacji do obowiązujących przepisów prawa pracy.

W ramach współpracy oferujemy audyt obowiązujących procedur antymobbingowych, przygotowanie niezbędnych zmian, opracowanie nowych dokumentów oraz wsparcie przy ich wdrożeniu w organizacji.

Jeżeli w Państwa firmie obowiązuje już polityka lub procedura antymobbingowa, zachęcamy do jej przesłania. Zweryfikujemy, jakie zmiany są konieczne w związku z nowelizacją Kodeksu pracy i czy wystarczająca będzie aktualizacja dokumentu.